5S Kaizen là gì? Tìm hiểu về mô hình 5S của Kaizen
5S được biết đến như một phần của sản xuất tinh gọn và hệ thống Kaizen. Trong bài viết hôm nay, SUTECH sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi 5S Kaizen là gì cũng như vì sao các doanh nghiệp lại triển khai phương pháp này!
5S là gì?
5S là tên của một hệ thống tổ chức không gian để công việc có thể thực hiện hiệu quả và an toàn. Phương pháp này tập trung vào việc đặt mọi thứ vào nơi chúng thuộc về và giữ cho nơi làm việc sạch sẽ, giúp mọi người thực hiện công việc của mình dễ dàng hơn mà không mất thời gian hoặc mất an toàn.
Nguồn gốc của 5S
5S bắt đầu như một phần của hệ thống sản xuất Toyota – phương pháp sản xuất được các lãnh đạo tại tập đoàn Toyota bắt đầu từ những năm 1970s. Phương pháp này là một phần của Kaizen, hay rộng hơn là sản xuất tinh gọn. Mục tiêu của 5S là tăng giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng bằng cách tìm và loại bỏ những điều thừa thãi từ các quá trình sản xuất.
5S được coi là một phần nền tảng của Hệ thống Sản xuất Toyota bởi vì trước khi nơi làm việc ở trạng thái sạch sẽ, có tổ chức thì việc đạt được kết quả tốt nhất quán là rất khó. Một không gian lộn xộn có thể dẫn đến sai lầm, sản xuất chậm lại và thậm chí là xảy ra tai nạn – tất cả đều làm gián đoạn hoạt động và tác động tiêu cực đến sản xuất.
5S trong sản xuất
5S bắt nguồn từ ngành công nghiệp sản xuất tại Toyota và nó đã được chứng minh là hữu ích cho các nhà sản xuất trong nhiều ngành công nghiệp, không chỉ ngành ô tô.
Việc triển khai 5S trong sản xuất mang đến hiệu quả hơn nhiều so với cải tiến tổ chức, cải tiến quy trình làm sạch bền vững và cải tiến quy trình hoạt động. Bằng cách áp dụng 5S, môi trường làm việc sẽ được cải thiện tổng thể và giảm bớt những điều thừa thãi.
Ngoài ra, 5S cũng tạo ra một nền tảng ổn định mà từ đó các hoạt động Kaizen có thể triển khai. Mấu chốt là 5S có mức đầu tư thấp nhưng tác động cao. Nó thu hút các nhà điều hành “sở hữu” không gian làm việc của họ và giúp thấm nhuần văn hóa chất lượng, năng suất và cải tiến.
5S trong y tế, văn phòng hoặc các tổ chức khác
Trong những năm gần đây, 5S đã vượt qua khỏi phạm vi sản xuất để sang các lĩnh vực khác như y tế, trường học, văn phòng và các tổ chức khác.
Trên thực tế, các bước cơ bản của 5S có thể áp dụng cho bất kỳ nơi làm việc nào. Một văn phòng cũng như các bệnh viện và phòng khám y tế có thể sử dụng 5S để giữ cho mọi thứ được ngăn nắp. 5S thậm chí có thể được sử dụng trong bếp để ngăn việc thực phẩm đã hết hạn sử dụng chứa đầy trong tủ lạnh.
Nó thực sự chỉ là vấn đề xác định không gian làm việc và quy trình làm việc nào sẽ hưởng lợi nhiều nhất từ việc cải tiến tổ chức nơi làm việc.
|
Hợp tác với một đơn vị tư vấn 5S sẽ giúp việc triển khai tại doanh nghiệp trở nên dễ dàng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Quý doanh nghiệp cần tư vấn 5S không thể bỏ qua SUTECH – đơn vị tư vấn thành công nhiều dự án 5S cho các tổ chức/doanh nghiệp! |
Nội dung 5S – Ý nghĩa của các chữ S trong tên gọi
| Tiếng Nhật | Tiếng Anh | |
| S-1 | Seiri | Sort |
| S-2 | Seiton | Set |
| S-3 | Seiso | Shine |
| S-4 | Seiketsu | Standardize |
| S-5 | Sitsuke | Sustain |
Sắp xếp
Bước đầu tiên của 5S – Sắp xếp, liên quan đến việc xem xét tất cả các công cụ, đồ đạc, vật liệu, thiết bị… trong một khu vực làm việc để xác định những gì cần phải có mặt và những gì có thể được loại bỏ. Không gian làm việc có thể tốt hơn nếu không có các vật dụng không cần thiết hoặc các vật dụng không thường xuyên được sử dụng. Những thứ này có thể cản trở hoặc chiếm không gian.
Để đánh giá vật dụng đó là cần thiết hay không, hãy trả lời các câu hỏi:
- Mục đích sử dụng của đồ vật đó là gì?
- Nó được sử dụng lần cuối khi nào?
- Tần suất sử dụng ra sao?
- Ai sử dụng nó?
- Nó có thực sự cần phải ở đây không?
Khi xác định được các mục không cần thiết, 1 số lựa chọn được đưa ra như: Cung cấp cho bộ phận khác, tái chế/bán/bỏ đi, cất vào kho…
Sắp đặt thứ tự
Khi các vật dư thừa được loại bỏ, việc cần làm tiếp theo là phân loại/sắp đặt thứ tự cho những đồ còn lại. Trong giai đoạn này, mọi người nên xác định cách sắp xếp nào là hợp lý nhất. Điều đó sẽ đòi hỏi suy nghĩ thông qua các nhiệm vụ, tần suất của các nhiệm vụ đó, đường đi…
Một số câu hỏi giúp việc sắp đặt hiệu quả hơn:
- Những đồ nào được sử dụng thường xuyên nhất?
- Có nên được nhóm đồ theo loại không?
- Nơi nào sẽ là hợp lý nhất để đặt các vật phẩm?
- Có vị trí nào phù hợp với người lao động hơn vị trí khác không?
- Có vị trí nào ảnh hưởng đến việc chuyển động hay gây vướng víu?
- Có cần sử dụng thùng chứa/kệ để giúp mọi thứ ngăn nắp hơn không?
- …
Sạch sẽ
Dọn sạch nơi làm việc là một trong những việc dễ bị bỏ qua, đặc biệt là khi công việc bận rộn. Giai đoạn Sạch sẽ của 5S tập trung vào việc dọn dẹp khu vực làm việc, nghĩa là quét, lau, quét bụi, lau bề mặt…
Ngoài việc vệ sinh cơ bản, Sạch sẽ còn liên quan đến việc thực hiện bảo trì thường xuyên đối với thiết bị và máy móc. Lập kế hoạch bảo trì trước thời hạn có nghĩa là doanh nghiệp có thể nắm bắt được các vấn đề và ngăn ngừa sự cố. Điều đó giúp công việc không bị gián đoạn do sự cố.
Dọn dẹp sạch sẽ nơi làm việc nghe có vẻ không thú vị nhưng điều đó rất quan trọng. Và không nên ỷ lại vào nhân viên vệ sinh. Trong 5S, mọi người đều có trách nhiệm dọn dẹp không gian làm việc của mình, lý tưởng nhất là hàng ngày.
Chuẩn hóa
Khi ba bước đầu tiên của 5S được hoàn thành, mọi thứ đã khá ổn. Nhưng theo thời gian, từ từ mọi thứ sẽ trở lại như cũ. Chuẩn hóa làm cho 5S khác với các dự án dọn dẹp nơi làm việc theo định kỳ. Nó biến tất cả những công việc tại 3 bước trên thành thói quen bằng cách giao nhiệm vụ, tạo lịch biểu và đăng hướng dẫn. Nó đưa ra các quy trình hoạt động tiêu chuẩn cho 5S để tính trật tự không bị ảnh hưởng.
Một lịch trình được niêm yết cho biết tần suất phải thực hiện các nhiệm vụ dọn dẹp nhất định và ai chịu trách nhiệm về chúng. Theo thời gian, các công việc này sẽ trở thành thông lệ và 5S trở thành một phần của công việc hàng ngày.
Duy trì
Khi các quy trình tiêu chuẩn về 5S được áp dụng, các doanh nghiệp phải thực hiện công việc liên tục là duy trì các quy trình đó và cập nhật chúng khi cần thiết.
Duy trì đề cập đến quá trình 5S hoạt động trơn tru, cũng là để giữ mọi người trong tổ chức tham gia. Sustain làm cho 5S trở thành một chương trình dài hạn, không chỉ là một sự kiện hay dự án ngắn hạn. Về mặt lý tưởng, 5S trở thành một phần của văn hóa tổ chức. Và khi 5S được duy trì theo thời gian, đó là lúc các doanh nghiệp sẽ bắt đầu nhận thấy những kết quả tích cực liên tục.
Chữ S thứ 6 – Safety
Ngoài 5 chữ S ban đầu, hiện nay người ta đang tranh cãi về việc đưa chữ S thứ 6 vào phương pháp này, chữ S trong Safety – An toàn. Bước An toàn liên quan đến việc tập trung vào những gì có thể được thực hiện để loại bỏ rủi ro trong quy trình làm việc bằng cách sắp xếp mọi thứ theo những cách nhất định.
Ví dụ như: Dán nhãn cảnh báo cho tủ hóa chất, thiết lập các biển báo….
Tuy nhiên, nhiều người cho rằng, chữ S thứ 6 này sẽ đạt được khi thực hiện tốt 5S, vì vậy, việc bổ sung nó vào là không cần thiết.
Hiện vẫn chưa có câu trả lời cho vấn đề này. Tuy nhiên, sự an toàn là một yếu tố rất quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần quan tâm.
Mối quan hệ của 5S và Kaizen
Thuật ngữ 5S thường được xuất hiện cùng Kaizen. Vậy 5S và Kaizen có mối quan hệ gì với nhau?
Kaizen và 5S là 2 yếu tố song hành với nhau vì 5S là một phần của hệ thống Kaizen và sản xuất tinh gọn. Trong khi Kaizen là một cách tiếp cận chung để cải tiến thì 5S là một cách để tạo cơ sở cho việc cải tiến đó.
- Kaizen – một hệ thống cải tiến liên tục trong đó quy trình hiệu quả là một phần của hệ thống.
- 5S – một phần của hệ thống Kaizen, thiết lập một nơi làm việc lý tưởng để cải tiến liên tục và sản xuất tinh gọn
Khi doanh nghiệp có một nơi làm việc Kaizen 5S, điều đó phản ánh một tổ chức coi trọng và thực hiện cải tiến liên tục. 5S có thể trở thành một phương tiện kinh doanh quan trọng và là động lực cho Kaizen tiếp tục cải tiến môi trường hiệu quả.
Lời kết
Trong bài viết này, SUTECH đã chia sẻ những thông tin chi tiết về phương pháp 5S: định nghĩa, lịch sử hình thành, nội dung… để giải đáp cho những người đang có nhu cầu tìm hiểu, áp dụng 5S cho doanh nghiệp, tổ chức câu hỏi 5S là gì? Nếu quý doanh nghiệp vẫn còn những thắc mắc cần giải đáp, vui lòng liên hệ với SUTECH qua số Hotline 086.869.5822 để được tư vấn chi tiết!
TẢI BẢNG GIÁ