Kinh nghiệm áp dụng ISO 9001 cho doanh nghiệp
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng trở nên tích cực như hiện nay, việc sở hữu chứng nhận ISO 9001 có tác dụng như một bằng chứng chứng minh cho khách hàng, đối tác quốc tế của doanh nghiệp về chất lượng sản phẩm cũng như hệ thống quản lý. Đây cũng là lý do vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp ở nước ta áp dụng và xin chứng nhận ISO 9001. Vậy việc áp dụng ISO 9001 sẽ được diễn ra như thế nào? Cùng SUTECH tìm hiểu về các kinh nghiệm, quy trình áp dụng ISO 9001 cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây nhé!
Thực trạng áp dụng ISO 9001 tại Việt Nam
Là một trong những tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng phổ biến trên thế giới, ISO 9001 là tiêu chuẩn được nhà nước khuyến khích áp dụng ở hầu hết các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là những doanh nghiệp sản xuất sản phẩm. Hưởng ứng sự khuyến khích này, rất nhiều doanh nghiệp ở nước ta đã và đang bắt đầu tìm hiểu và áp dụng ISO 9001 cho hệ thống quản lý chất lượng của mình. Tuy nhiên, quá trình áp dụng ISO 9001 ở Việt Nam luôn có những thuận lợi và thách thức riêng:
Thuận lợi khi áp dụng ISO 9001
- Nhà nước đang có nhiều chính sách khuyến khích doanh nghiệp áp dụng ISO 9001
- Lượng doanh nghiệp sản xuất đạt tiêu chuẩn ISO 9001 chưa nhiều, việc doanh nghiệp của bạn có thể áp dụng thành công ISO 9001 sẽ là lợi thế rất lớn
- Phần lớn các doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực thủy sản, nông sản, may mặc, điện tử,… đều là những ngành yêu cầu chất lượng sản phẩm cao. Vì thế việc áp dụng ISO 9001 là cực kỳ cần thiết
- Người tiêu dùng ngày càng hiểu được ý nghĩa của ISO 9001
- Việt Nam gia nhập WHO và mở cửa nền kinh tế, việc sở hữu ISO 9001 sẽ mang đến nhiều cơ hội hợp tác với các doanh nghiệp ngoài nước
Thách thức khi áp dụng ISO 9001 ở Việt Nam
- Khó khăn khi thay đổi thói quen cũ: Con người thường gặp trở ngại vì tâm lý không muốn thay đổi, việc chuyển đổi áp dụng ISO 9001 sẽ làm thay đổi nhiều thói quen cũ, quá trình này sẽ phát sinh nhiều vấn đề liên quan
- Doanh nghiệp chưa quen với việc lập ra kế hoạch và tuân thủ theo những gì đã hoạch định
- Chưa hiểu rõ mức độ quan trọng của lãnh đạo trong việ áp dụng ISO 9001
Có thể bạn quan tâm: 7 Nguyên tắc quản lý chất lượng theo ISO 9001
Quy trình áp dụng ISO 9001 cơ bản vào doanh nghiệp
Bước 1: Nhận thức về ISO 9001
Đảm bảo toàn thể cán bộ, công nhân viên tại công ty, doanh nghiệp có nhận thức về ISO 9001, hiểu ISO 9001 là gì, các yêu cầu của tiêu chuẩn, những thủ tục, loại hồ sơ, tài liệu cần có. Đảm bảo toàn bộ nhân viên các cấp đều có nhận thức cụ thể, đúng đắn về ISO 9001.
Các hành động để thực hiện điều này:
- Tổ chức các buổi đào tạo nhân viên trong công ty về ISO 9001
- Thành lập một bộ phận nhân sự chuyên phụ trách đào tạo, đánh giá và giải đáp các thắc mắc về ISO 9001
- Có thể chia việc đào tạo thành từng nhóm nhỏ để tăng hiệu quả
- Thực hiện một số bài test nhanh để kiểm tra nhận thức của nhân viên toàn công ty về ISO 9001
Mục đích:
- Thống nhất mục tiêu, định hướng phát triển chung
- Giúp toàn bộ doanh nghiệp hiểu được những lợi ích của ISO 9001, vì sao nên áp dụng hệ thống quản lý chất lượng này.
Bước 2: Lên kế hoạch áp dụng ISO 9001 cho doanh nghiệp
Bất cứ công việc, chiến lược phát triển nào cũng cần có một kế hoạch cụ thể, và việc áp dụng ISO 9001 cũng không nằm ngoài số đó. Việc có một kế hoạch cụ thể là điều cực kỳ cần thiết để doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001. Bởi khi có kế hoạch, doanh nghiệp sẽ nắm được những điều cần làm, tiến độ áp dụng,… từ đó có các điều chỉnh phù hợp, kịp thời để đảm bảo đạt mục tiêu chung đúng hạn.
Các hành động cần thực hiện trong bước này:
- Khảo sát nguồn lực doanh nghiệp
- Dựa trên nguồn lực hiện có, lên kế hoạch áp dụng ISO 9001 với các tiêu chí: Thời gian thực hiện, nguồn lực hiện tại, cách phân bổ nguồn lực và cải tiến
- Chủ động trong việc điều chỉnh kế hoạch để đạt được mục tiêu đề ra
Mục đích:
- Xác định cụ thể được phương hướng áp dụng
- Theo dõi được tiến độ áp dụng, có thể rút ngắn thời gian nếu việc áp dụng diễn ra thuận lợi
Bước 3: Xác định trách nhiệm, chính sách chất lượng
Chính sách chất lượng trong công ty, doanh nghiệp sẽ là một trong những điều quan trọng cần có để đo lường khi đánh giá chứng nhận ISO 9001. Một doanh nghiệp sẽ không thể đạt chứng nhận ISO 9001 nếu các chính sách chất lượng quá sơ sài, thiết sót.
Các hành động:
- Nhận tư vấn từ những chuyên gia giàu kinh nghiệm, dựa trên tình hình thực tế để xây dựng một bộ chính sách chất lượng phù hợp
- Xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong quá trình áp dụng ISO 9001 vào doanh nghiệp
Mục đích:
- Tạo ra một thước đo để đánh giá mức độ áp dụng ISO 9001 vào doanh nghiệp
- Đảm bảo từng cá nhân đều có nhận thức rõ ràng về vai trò của mình trong kế hoạch chung
Bước 4: Xây dựng tài liệu chứng nhận ISO 9001
Một trong những yếu tố cần có để xin chứng nhận ISO 9001 là hệ thống tài liệu chứng nhận. Trong số những tài liệu này, một số sẽ là những tài liệu bắt buộc theo quy định, một số khác dù không bắt buộc nhưng lại là những tài liệu hữu ích trong việc vận hành và áp dụng ISO 9001.
Một số loại tài liệu cụ thể như:
Tài liệu
- Phạm vi của QMS (điều khoản 4.3)
- Chính sách chất lượng (điều khoản 5.2)
- Mục tiêu chất lượng (điều 6.2)
- Tiêu chí đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp (điều 8.4.1)
Hồ sơ
- Hồ sơ hiệu chuẩn và bảo dưỡng thiết bị giám sát và đo lường.
- Hồ sơ năng lực.
- Hồ sơ đánh giá yêu cầu sản phẩm và dịch vụ.
- Hồ sơ về các yêu cầu mới đối với sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Hồ sơ đầu vào thiết kế và phát triển.
- Hồ sơ kiểm soát thiết kế và phát triển.
- Thiết kế và phát triển kết xuất hồ sơ.
- Hồ sơ về những thay đổi thiết kế và phát triển.
- Hồ sơ đánh giá các nhà cung cấp bên ngoài.
- Hồ sơ về đặc tính của sản phẩm và dịch vụ.
- Hồ sơ các thay đổi về tài sản của khách hàng.
- Hồ sơ về những thay đổi trong sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp
- Bằng chứng về sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ.
- Hồ sơ không phù hợp.
- Thông tin về giám sát hiệu suất.
- Các chương trình và kết quả đánh giá nội bộ.
- Kết quả đánh giá của cấp quản lý.
- Hồ sơ về hành động khắc phục được thực hiện.
Tài liệu không bắt buộc
- Xác định bối cảnh của tổ chức và các bên quan tâm.
- Thủ tục xác định và giải quyết các rủi ro và cơ hội.
- Quy trình về năng lực, đào tạo và nhận thức.
- Thủ tục kiểm soát các tài liệu và hồ sơ.
- Thủ tục bán hàng.
- Quy trình thiết kế và phát triển.
- Quy trình cung cấp dịch vụ và sản xuất.
- Thủ tục nhập kho.
- Thủ tục đo lường sự hài lòng của khách hàng.
- Thủ tục kiểm toán nội bộ.
- Thủ tục xem xét quản lý.
- Sự không phù hợp và thủ tục hành động khắc phục.
Bước 5: Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp
Dựa trên kế hoạch được đưa ra, áp dụng ISO 9001 cho hệ thống quản lý chất lượng. Đây là phần quan trọng nhất, nó là yếu tố mang tính quyết định rằng việc áp dụng ISO 9001 có thành công hay không. Ở bước này, cần chú ý theo sát những thay đổi đang xảy ra và tiến hành điều chỉnh, cải tiến theo kế hoạch.
Bước 6: Đánh giá nội bộ
Sau khi thiết lập và khởi chạy hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 trong vòng 3 tháng hoặc lâu hơn, doanh nghiệp có thể thực hiện đánh giá nội bộ để đánh giá hiệu suất, xác định vấn đề cơ bản và các hành động khắc phục cần được thực hiện.
Bước 7: Đánh giá và đăng ký chứng nhận
Hệ thống Quản lý Chất lượng đã được thiết lập và chạy trong ba đến sáu tháng và mọi thứ dường như ổn định, đây là thời điểm để doanh nghiệp đăng ký chứng nhận ISO 9001.
Lựa chọn tổ chức chứng nhận được chỉ định, gửi đăng ký chứng nhận ISO 9001:2015 và thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn để hoàn thành việc đánh giá chứng nhận ISO 9001:2015 cho hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp.
Bước 8: Cải tiến sau đánh giá
Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu các tổ chức/doanh nghiệp được chứng nhận phải tiếp tục cải tiến hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng của họ. Luôn hướng tới việc cải thiện các quy trình trong hệ thống để làm hài lòng khách hàng.
Một số vấn đề cần lưu ý khi áp dụng ISO 9001 cho doanh nghiệp
Dưới đây là một số kinh nghiệm, vấn đề cần lưu ý khi áp dụng ISO 9001 mà bạn có thể tham khảo, trách tình trạng đi đường vòng làm tiêu tốn nhiều chi phí mà không đạt hiệu quả như mong đợi, cùng theo dõi nhé:
- Nên chọn đơn vị tư vấn ISO 9001: Thay vì tự tìm hiểu, áp dụng một cách cảm tính gây ra đi đường vòng, việc chọn đơn vị tư vấn ISO 9001 sẽ giúp quá trình áp dụng ISO 9001 được nhanh chóng, thuận lợi và tiết kiệm nhiều chi phí hơn.
- Thành lập một phòng ban để nhận đào tạo chuyên sâu về ISO 9001, giảm thiểu tối đa những sai lệch khi áp dụng
- Lãnh đạo cần xác định rõ được vai trò của mình trong toàn bộ hệ thống
- Áp dung ISO 9001 trên toàn doanh nghiệp
Trên đây là một số kinh nghiệp áp dụng ISO 9001 mà SUTECH muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng thông tin trong bài viết này sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin hữu ích về ISO 9001 từ đó giúp việc áp dụng ISO 9001 vào doanh nghiệp thuận lợi, hiệu quả hơn. Chúc bạn thành công!
TẢI BẢNG GIÁ