7 Nguyên tắc quản lý chất lượng theo ISO 9001

Là tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng phổ biến nhất hiện nay, ISO 9001 luôn là một trong những tiêu chuẩn doanh nghiệp cần đáp ứng nếu muốn phát triển quy mô và hoạt động về lâu dài. Từ khi ra mắt đến nay, ISO 9001 đã có tổng cộng 5 phiên bản, trong đó ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất. ISO 9001:2015 với bộ 7 nguyên tắc quản lý chất lượng ngay từ khi được công bố đã nhanh chóng nhận được nhiều phản hồi tốt từ doanh nghiệp áp dụng nhờ lợi ích mà nó mang lại. Vậy cụ thể thì 7 nguyên tắc này là gì? Có ảnh hưởng ra sao đến hệ thống quản lý sản xuất của doanh nghiệp? Cùng SUTECH tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Nguyên tắc 1: Hướng tới khách hàng

Trọng tâm chính của một hệ thống quản lý chất lượng chính là đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và vượt qua sự mong đời đó, đây cũng chính là lý do nguyên tắc này ra đời. Thưc tế đã cho thấy thành công bền vững của mọi doanh nghiệp, tổ chức đều đến từ khách hàng, mọi khía cạnh trong sự tương tác của doanh nghiệp với khách hàng đều mang đến cơ hội tạo ra nhiều giá trị hơn.

Lợi ích của nguyên tắc hướng tới khách hàng:

• Cải thiện sự hài lòng của khách hàng
• Nâng cao giá trị khách hàng
• Tăng lượng khách hàng trung thành
• Nâng cao uy tín của doanh nghiệp
• Tăng doanh thu và thị phần của doanh nghiệp

Các cách doanh nghiệp có thể thực hiện nguyên tắc:

• Công nhân khách hàng là những người tạo ra giá trị cho doanh nghiệp
• Hiểu rõ nhu cầu hiện tại và mong đợi trong tương lai của khách hàng
• Liên kết các mục tiêu của doanh nghiệp với nhu cầu của khách hàng
• Thông tin đến tất cả nhân viên trong doanh nghiệp về nhu cầu và mong đợi của khách hàng
• Lập kế hoạch, thiết kế, phát triển, sản xuất, phân phối hàng hóa, dịch vụ đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng
• Theo dõi và đo lường sự hài lòng của khách hàng, từ đó thực hiện các điều chỉnh phù hợp nếu cần
• Chủ động quản lý mối quan hệ với khách hàng

Nguyên tắc 2: Lãnh đạo

Sự thống nhất về mục đích, phương hướng của các cấp lãnh đạo sẽ có vai trò quan trọng trong việc xây dựng chiến lược, chính sách, quy trình và nguồn lực để đạt được mục tiêu đề ra.

Các lợi ích của nguyên tắc lãnh đạo:

• Tăng hiệu lực và hiệu quả trong việc đáp ứng các mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp
• Giúp các quy trình được phối hợp trơn tru, liền mạch hơn
• Cải thiện quá trình giao tiếp giữa các cấp của doanh nghiệp
• Phát triển và nâng cao năng lực của cá nhân, doanh nghiệp

Các hành động để thực hiện nguyên tắc:

• Truyền đạt sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược, chính sách và quy trình với mọi cấp bậc trong toàn bộ doanh nghiệp
• Xây dựng và duy trì sự công bằng và các điều khoản đạo đức ở tất cả các cấp
• Thiết lập văn hóa trung thực và tin cậy
• Khuyến khích cam kết chất lượng trong toàn doanh nghiệp
• Đảm bảo ban lãnh đạo luôn là tấm gương đi trước cho toàn bộ nhân viên
• Cung cấp mọi nguồn lực cần thiết cho nhân viên, quy định về quyền hạn và trách nhiệm mỗi cấp bậc
• Truyền cảm hứng, khuyến khích và ghi nhận sự đóng góp của mọi cá nhân, bộ phận

Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người

Để một hệ thống quản lý chất lượng có hiệu quả, sự tham gia của mọi nhân viên ở mọi cấp độ là vô cùng quan trọng, đây cũng là một trong những nguyên tắc quan trọng của ISO 9001. Nguyên tắc này đề cập đến sự công nhận, trao quyền và tạo điều kiện để nâng cao năng lực cho mọi thành viên trong doanh nghiệp, từ đó đạt được những mục tiêu chất lượng của tổ chức.

Một số hành động để thực hiện nguyên tắc:

• Đào tạo nội bộ, giúp nhân viên hiểu được tầm quan trọng của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp
• Thúc đẩy sự hợp tác trong toàn bộ tổ chức
• Tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm
• Trao quyền cho nhân viên để tăng khả năng sáng tạo và hiệu suất
• Ghi nhận sự đóng góp, học hỏi và cải tiến của từng cá nhân
• Cho phép tự đánh giá hiệu suất làm việc
• Thực hiện các cuộc khảo sát nội bộ để đánh giá mức độ hài lòng, từ đó có các hành động điều chỉnh thích hợp

Lợi ích:

• Nâng cao hiểu biết về mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp trong mắt nhân viên doanh nghiệp và tạo động lực cho toàn doanh nghiệp hướng tới mục tiêu chung.
• Tăng cường sự tham gia của mọi người vào các hoạt động cải thiện hệ thống
• Cải thiện khả năng phát triển cá nhân, sáng kiến
• Nâng cao sự hài lòng của nhân viên
• Tăng sự tin tưởng của nhân viên vào doanh nghiệp

Nguyên tắc 4: Phương pháp tiếp cận quy trình

Doanh nghiệp cần phải kiểm soát toàn diện mọi quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng. Bằng cách quản lý tổng thể các lĩnh vực khác nhau trong doanh nghiệp, từ đó điều chỉnh các hoạt động để đạt mục tiêu chung.

Lợi ích của nguyên tắc:

• Nâng cao khả năng tập trung vào các quy trình chính, từ đó đưa ra được những cải tiến phù hợp
• Các kết quả sẽ mang tính nhất quán và có thể dự đoán được thông qua hệ thống các quy trình phù hợp
• Hiệu suất được tối ưu hóa nhờ quản lý quy trình hiệu quả
• Cải thiện niềm tin của các bên quan tâm về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Các hành động có thể thực hiện:

• Xác định các mục tiêu của hệ thống và quá trình cần thực hiện để đạt được chúng
• Thiết lập quyền hạn, trách nhiệm và trách nhiệm giải trình để quản lý các quá trình
• Xác định được nguồn lực của doanh nghiệp cũng như những hạn chế trước khi bắt tay vào hành động
• Xác định sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các quá trình, phân tích ảnh hưởng của việc sửa đổi với một quá trình riêng lẻ và với toàn bộ hệ thống
• Quản lý mối quan hệ giữa các quá trình
• Đảm bảo luôn theo dõi, phân tích và đánh giá hiệu suất của hệ thống thường xuyên để tiến hành cải tiến quá trình
• Quản lý rủi ro có thể ảnh hưởng đến đầu ra của các quá trình và kết quả tổng thể của hệ thống

Nguyên tắc 5: Cải tiến

Cải tiến là điều cần thiết để một doanh nghiệp có thể duy trì và nâng cao mức hiệu suất hiện tại khi những điều kiện bên trong và bên ngoài thay đổi. Việc cải tiến cũng tạo ra nhiều cơ hội mới trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ cho doanh nghiệp. Đây là lý do cải tiến xuất hiện trong nguyên tắc của hầu hết các hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm cả tiêu chuẩn ISO 9001

Lợi ích:

• Cải thiện hiệu suất hoạt động, chất lượng sản phẩm dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng
• Nâng cáo khả năng dự đoán và phản ứng với các rủi ro và cơ hội
• Tăng cường tập trung vào điều tra và xác định nguyên nhân gốc rễ, từ đó có những hành động khắc phục và ngăn ngừa phù hợp
• Cải thiện việc nâng cao chuyên môn của nhân viên để thúc đẩy hiệu suất làm việc

Các hành động cần thực hiện:

• Thúc đẩy việc thiết lập các mục tiêu ở tất cả các cấp, các bộ phận của doanh nghiệp
• Đào tạo toàn bộ nhân viên ở mọi cấp độ về cách áp dụng công cụ và phương pháp để đạt được các mục tiêu cải tiến
• Đảm bảo mọi nhân viên đều có đủ năng lực để thúc đẩy và hoàn thành các hành động cải tiến
• Xây dựng và triển khai các quy trình để cải tiến trong toàn tổ chức
• Theo dõi, xem xét và kiểm toán việc lập kế hoạch, thực hiện, hoàn thành và kết quả của các dự án cải tiến
• Ghi nhận và thừa nhận sự cải tiến

Nguyên tắc 6: Ra quyết định dựa trên bằng chứng

Ra quyết định là một quá trình phức tạp và luôn bao gồm những yếu tố không chắc chắn bởi nó thường liên quan đến các vấn đề mang tính chủ quan. Việc ra quyết định dựa trên phân tích và đánh giá dữ liệu sẽ phần nào giúp giảm thiểu tối đa yếu tố không chắc chắn, giúp việc ra quyết định trở nên khách quan hơn.

Lợi ích:

• Cải thiện quy trình ra quyết định
• Cải thiện việc đánh giá hiệu suất quá trình và khả năng đạt được các mục tiêu
• Cải thiện hiệu quả hoạt động và hiệu suất
• Tăng khả năng chứng minh tính hiệu quả của các quyết định
• Hạn chế rủi ro không chắc chắn do các yếu tố chủ quan mang lại

Cách thực hiện nguyên tắc:

• Xác định, đo lường và giám sát các chỉ số để xác định tình trạng hoạt động của doanh nghiệp
• Cung cấp các dữ liệu cần thiết cho người có liên quan
• Đảm bảo rằng dữ liệu và thông tin đủ chính xác, an toàn và đáng tin cậy
• Phân tích, đánh giá dữ liệu, thông tin
• Đưa ra quyết ddihj và thực hiện hành động dựa trên bằng chứng kết hợp cùng kinh nghiệm và trực giác

Nguyên tắc 7: Quản lý mối quan hệ

Không chỉ là sự công nhận của khách hàng, để đạt được thành công bền vững thì doanh nghiệp cần quản lý tốt mối quan hệ của mình với các bên quan tâm, chẳng hạn như nhà cung cấp. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng nguyên liệu đầu vào hay trực tiếp là chất lượng sản phẩm.

Lợi ích chính của nguyên tắc

• Nâng cao hiệu suất của tổ chức và các bên quan tâm thông qua phản hồi
• Có được những hiểu biết chung về mục tiêu và giá trị giữa các bên quan tâm
• Tăng cường khả năng tạo ra giá trị cho các bên quan tâm bằng cách chia sẻ nguồn lực, năng lực cũng như quản lý rủi ro liên quan đến chất lượng
• Khi chuỗi cung ứng được quản lý tốt thì chát lượng hàng hóa và dịch vụ sẽ ổn định hơn

Các hành động để thực hiện nguyên tắc:

• Xác định các bên quan tâm (Nhà cung cấp, đối tác, nhà đầu tư, nhân viên, xã hội,…) và mối quan hệ của họ với doanh nghiệp
• Xác định và ưu tiên các mối quan hệ của các bên quan tâm cần được quản lý
• Thiết lập các mối quan hệ cân bằng giữa lợi ích ngắn hạn và dài hạn
• Tổng hợp và chia sẻ thông tin, kiến thức chuyên môn và tài nguyên với các bên quan tâm
• Đo lường hiệu suất và cung cấp phản hồi cho các bên quan tâm, đưa ra các cải tiến phù hợp
• Thiết lập các hoạt động hợp tác phát triển lâu dài
• Khuyến khích và công nhận những cải tiến, thành tựu của các bên quan tâm

Trên đây là thông tin chi tiết về 7 nguyên tắc quản lý chất lượng theo chuẩn ISO 9001:2015 mà SUTECH muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng thông tin trong bài viết này là hữu ích, giúp bạn có một cái nhìn rõ nét hơn về ISO 9001 cũng như hiểu được lý do doanh nghiệp nên áp dụng tiêu chuẩn này. Chúc bạn một ngày tốt lành!