Hướng dẫn quy trình xuất khẩu cà phê chi tiết

Quy trình xuất khẩu cà phê đóng vai trò là kim chỉ nam quyết định sự thành bại của các doanh nghiệp kinh doanh nông sản trên thị trường quốc tế. Việt Nam hiện là một trong những quốc gia sản xuất cà phê hàng đầu thế giới, tuy nhiên, để đưa được hạt cà phê từ nông trại đến tay người tiêu dùng toàn cầu, doanh nghiệp phải vượt qua những tiêu chuẩn khắt khe về chất lượng và thủ tục pháp lý.

Tình hình xuất khẩu cà phê hiện nay

Tính đến tháng 12/2025, ngành xuất khẩu cà phê Việt Nam đang ghi nhận những con số kỷ lục lịch sử về kim ngạch dù thị trường có những biến động đáng chú ý về giá trong những ngày gần đây.

• Kim ngạch xuất khẩu: Tính đến hết tháng 11/2025, xuất khẩu cà phê đã đạt khoảng 7,94 tỷ USD, tăng hơn 60% so với cùng kỳ năm 2024.

• Cả niên vụ 2024-2025: Ngành cà phê đã khép lại với tổng giá trị đạt 8,4 tỷ USD, mức cao nhất từ trước đến nay.

• Giá xuất khẩu bình quân: Đạt mức cao kỷ lục, trung bình khoảng 5.660 USD/tấn, tăng gần 40% so với năm trước.

Thị trường xuất khẩu chủ lực: Châu Âu tiếp tục là khách hàng lớn nhất của cà phê Việt Nam, chiếm gần 47% tổng kim ngạch.

• Đức: Thị trường nhập khẩu lớn nhất (chiếm khoảng 13% thị phần).

• Ý và Tây Ban Nha: Lần lượt xếp vị trí thứ hai và thứ ba.

• Trung Quốc: Đang trở thành thị trường tăng trưởng nhanh nhất với xu hướng chuyển dịch sang cà phê chế biến sâu.

Hướng dẫn quy trình xuất khẩu cà phê chi tiết

Chuẩn bị nguồn hàng và kiểm tra chất lượng cà phê xuất khẩu

Trong quy trình xuất khẩu cà phê, bước chuẩn bị nguồn hàng là quan trọng nhất vì nó quyết định uy tín của doanh nghiệp trên thị trường quốc tế. Cà phê xuất khẩu thường được chia thành hai loại chính: cà phê nhân (Robusta, Arabica) và cà phê đã qua chế biến (rang xay, hòa tan).

• Phân loại và sơ chế: Cà phê cần được phân loại theo kích cỡ (Sàng 13, 16, 18), tỷ lệ hạt đen vỡ, và độ ẩm (thường dưới 12.5%).

• Kiểm định chất lượng: Doanh nghiệp nên chủ động gửi mẫu đến các trung tâm kiểm nghiệm uy tín hoặc các đơn vị độc lập như SGS, Vinacontrol để kiểm tra các chỉ số về dư lượng thuốc bảo vệ thực vật, nấm mốc (Ochratoxin A).

• Chứng nhận: Tùy vào thị trường mục tiêu (EU, Mỹ, Nhật Bản), bạn cần các chứng nhận như 4C, Rainforest Alliance, Fairtrade hoặc Organic để gia tăng giá trị cạnh tranh.

Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng ngoại thương

Sau khi đã có nguồn hàng đảm bảo theo tiêu chuẩn xuất khẩu cà phê, bước tiếp theo trong quy trình xuất khẩu cà phê là tìm kiếm đối tác và chốt đơn hàng. Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) là văn bản pháp lý ràng buộc giữa người mua và người bán.

Các điều khoản quan trọng cần lưu ý trong hợp đồng:

1. Tên hàng (Commodity): Mô tả chi tiết loại cà phê, niên vụ.

2. Trọng lượng (Weight): Thường tính theo đơn vị tấn (Metric Ton). Lưu ý về dung sai trọng lượng.

3. Giá cả (Price): Dựa trên giá niêm yết tại sàn London (cho Robusta) hoặc New York (cho Arabica).

4. Điều kiện giao hàng (Incoterms): Phổ biến nhất là FOB, CIF hoặc CFR.

5. Thanh toán: L/C (Thư tín dụng) được ưu tiên để đảm bảo an toàn cho bên bán, hoặc T/T (Chuyển tiền điện tử).

Xin giấy phép và chứng nhận an toàn thực phẩm

Dù cà phê không nằm trong danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu, nhưng để hoàn tất quy trình xuất khẩu cà phê một cách suôn sẻ, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ chuyên ngành:

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Giúp người mua được hưởng ưu đãi thuế quan tại nước nhập khẩu (Mẫu A, mẫu B, mẫu EUR.1…).

• Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate): Đây là chứng thư bắt buộc để chứng minh lô hàng không mang mầm bệnh, sâu mọt.

• Giấy chứng nhận y tế (Health Certificate): Thường yêu cầu đối với cà phê thực phẩm để đảm bảo an toàn vệ sinh.

• Hun trùng (Fumigation): Đối với cà phê đóng bao hoặc đóng container, việc hun trùng là bắt buộc để tránh côn trùng phát sinh trong quá trình vận chuyển dài ngày trên biển.

Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu cà phê

Một bộ chứng từ chuẩn chỉnh là chìa khóa để khai báo hải quan và thanh toán ngân hàng nhanh chóng. Trong quy trình xuất khẩu cà phê, bộ chứng từ thường bao gồm:

1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Ghi rõ số tiền bên mua phải thanh toán.

2. Phiếu đóng gói (Packing List): Chi tiết số bao, trọng lượng tịnh (net weight) và trọng lượng cả bì (gross weight).

3. Vận đơn đường biển (Bill of Lading): Bằng chứng về việc hàng đã lên tàu.

4. Bảo hiểm hàng hóa: Nếu giao hàng theo điều kiện CIF.

5. Giấy chứng nhận chất lượng và số lượng: Do bên thứ 3 cấp tại cảng xếp hàng.

Việc sai sót một thông tin nhỏ trên chứng từ cũng có thể dẫn đến việc chậm trễ thông quan, gây phát sinh chi phí lưu kho bãi (DEM/DET) rất lớn.

Thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu

Đây là bước mang tính hành chính bắt buộc trong quy trình xuất khẩu cà phê. Hiện nay, việc khai báo được thực hiện qua phần mềm ECUS/VNACCS.

1. Truyền tờ khai: Điền đầy đủ thông tin về lô hàng, mã HS code của cà phê (thường là chương 09).

2. Phân luồng tờ khai:

   • Luồng Xanh: Thông quan ngay.

   • Luồng Vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy.

   • Luồng Đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa.

3. Nộp thuế (nếu có): Hiện nay nhà nước khuyến khích xuất khẩu nông sản nên thuế xuất khẩu cà phê thường là 0%. Tuy nhiên, bạn vẫn phải hoàn tất các loại phí lệ phí hải quan.

4. Thông quan: Sau khi cán bộ hải quan chấp nhận, lô hàng chính thức được phép xuất khẩu.

Quy trình xuất khẩu cà phê là yêu cầu quan trọng mà các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất khẩu cần hiểu và tuân thủ. Vậy các doanh nghiệp mong muốn chinh phục thị trường quốc tế nhưng vẫn chưa nắm rõ tiêu chuẩn xuất khẩu, liên hệ với SUTECH ngay hôm nay tại Hotline 086.129.838 hoặc 0868.221.838 để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.