Các lỗi khiến hồ sơ GACC bị trả về nhiều nhất là vấn đề mà rất nhiều doanh nghiệp xuất khẩu sang Trung Quốc gặp phải trong quá trình đăng ký mã GACC. Chỉ một sai sót nhỏ trong hồ sơ cũng có thể khiến quá trình xét duyệt kéo dài, bị yêu cầu bổ sung hoặc thậm chí bị từ chối đăng ký. Việc hiểu rõ những lỗi thường gặp sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ chính xác ngay từ đầu, tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro khi đăng ký mã GACC cho sản phẩm xuất khẩu.
Hồ sơ đăng ký mã GACC là gì?
GACC là hệ thống đăng ký doanh nghiệp sản xuất thực phẩm nước ngoài của Tổng cục Hải quan Trung Quốc. Theo quy định, nhiều nhóm thực phẩm xuất khẩu vào Trung Quốc bắt buộc phải đăng ký và được cấp mã GACC trước khi thông quan.
Trong quá trình xét duyệt, phía Trung Quốc kiểm tra rất kỹ các thông tin liên quan đến:
- Tên doanh nghiệp
- Địa chỉ nhà máy
- Thông tin sản phẩm
- Quy trình sản xuất
- Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm
- Hồ sơ pháp lý liên quan
Nếu hồ sơ không đồng nhất hoặc thiếu thông tin, doanh nghiệp rất dễ bị trả hồ sơ nhiều lần.
Trung Quốc đang siết chặt việc quản lý thực phẩm nhập khẩu nhằm đảm bảo truy xuất nguồn gốc và an toàn thực phẩm. Vì vậy, cơ quan xét duyệt thường yêu cầu hồ sơ phải:
- Chính xác tuyệt đối
- Đồng nhất giữa các tài liệu
- Có đầy đủ minh chứng
- Đúng định dạng yêu cầu
- Thể hiện rõ năng lực sản xuất thực tế
Nhiều doanh nghiệp lần đầu đăng ký thường chưa quen với yêu cầu kỹ thuật của hệ thống CIFER nên dễ phát sinh sai sót.
Các lỗi khiến hồ sơ GACC bị trả về nhiều nhất
Sai thông tin tên doanh nghiệp
Đây là lỗi phổ biến hàng đầu khi đăng ký mã GACC. Tên doanh nghiệp trên hồ sơ thường bị sai do:
-
- Dịch tiếng Anh không thống nhất
- Viết tắt không đúng
- Khác với giấy phép đăng ký kinh doanh
- Khác với chứng nhận HACCP/ISO
- Thay đổi tên nhưng chưa cập nhật đồng bộ
Chỉ khác một ký tự cũng có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi.
Địa chỉ nhà máy không đồng nhất
Một số doanh nghiệp sử dụng địa chỉ văn phòng thay cho nhà máy; địa chỉ viết thiếu thông tin; dịch tiếng Anh không đồng nhất; sai mã bưu chính
Phía GACC thường đối chiếu địa chỉ giữa:
-
- Giấy phép kinh doanh
- HACCP
- ISO 22000
- Giấy phép xuất khẩu
- Hồ sơ CIFER
Nếu không thống nhất, hồ sơ rất dễ bị trả về.
Sai mã HS hoặc nhóm sản phẩm đăng ký
Nhiều doanh nghiệp chưa xác định đúng nhóm sản phẩm thuộc diện đăng ký qua Bộ Nông nghiệp, đăng ký qua Bộ Công Thương hay đăng ký trực tiếp trên CIFER
Ngoài ra còn có trường hợp chọn sai nhóm thực phẩm, sai mã HS, mô tả sản phẩm không đúng bản chất… Điều này khiến hồ sơ bị xử lý sai luồng hoặc phải đăng ký lại từ đầu.
Hồ sơ HACCP/ISO không hợp lệ
Một trong những lỗi khiến hồ sơ GACC bị trả về nhiều nhất là chứng nhận an toàn thực phẩm không đạt yêu cầu.
Các lỗi thường gặp gồm:
-
- Chứng nhận hết hạn
- Thiếu phạm vi sản phẩm
- Tên doanh nghiệp không trùng khớp
- Thiếu dấu xác nhận
- File scan mờ, thiếu trang
- Chứng nhận chưa được cấp bởi tổ chức hợp lệ
Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ trước khi tải lên hệ thống.
Thông tin trên hệ thống CIFER khai chưa chính xác
Hệ thống CIFER yêu cầu nhập khá nhiều dữ liệu chi tiết. Một số lỗi phổ biến gồm:
- Khai sai công suất sản xuất
Doanh nghiệp thường khai công suất quá lớn, khai không phù hợp với quy mô nhà máy, không thống nhất với hồ sơ thực tế… Nếu cơ quan xét duyệt đánh giá thông tin thiếu hợp lý, hồ sơ có thể bị yêu cầu giải trình thêm.
- Mô tả quy trình sản xuất sơ sài
Nhiều hồ sơ chỉ mô tả ngắn gọn như: “Sản xuất và đóng gói thực phẩm”. Trong khi GACC thường yêu cầu rõ ràng quy trình chế biến, kiểm soát nguyên liệu, kiểm soát nhiệt độ, đóng gói, bảo quản, truy xuất nguồn gốc. Mô tả quá sơ sài khiến hồ sơ bị đánh giá thiếu thông tin.
- Upload file sai định dạng
Một số lỗi kỹ thuật phổ biến file quá nặng, định dạng không phù hợp, scan không rõ nét, thiếu chữ ký hoặc dấu, upload nhầm tài liệu. Đây là lỗi nhỏ nhưng khiến quá trình xét duyệt kéo dài đáng kể.
- Thiếu sơ đồ nhà xưởng
Nhiều doanh nghiệp quên bổ sung sơ đồ mặt bằng, sơ đồ quy trình sản xuất, khu vực bảo quản, luồng nguyên liệu và thành phẩm… Trong khi đây là tài liệu quan trọng để GACC đánh giá điều kiện sản xuất thực tế. Sơ đồ cần rõ ràng, dễ hiểu và thể hiện đúng hiện trạng nhà máy.
- Thiếu chương trình quản lý an toàn thực phẩm
Ngoài HACCP, nhiều trường hợp còn cần bổ sung: GMP, SSOP, quy trình vệ sinh, quy trình kiểm soát côn trùng, quy trình truy xuất nguồn gốc, quy trình thu hồi sản phẩm. Nếu doanh nghiệp chỉ nộp chứng nhận mà không có tài liệu hỗ trợ, hồ sơ dễ bị yêu cầu bổ sung.
- Không cập nhật hồ sơ khi có thay đổi
Sau khi được cấp mã GACC, doanh nghiệp vẫn phải cập nhật nếu có thay đổi về tên công ty, địa chỉ, nhà máy, người đại diện, nhóm sản phẩm, hệ thống quản lý… Nếu không cập nhật đúng thời hạn, doanh nghiệp có thể bị cảnh báo hoặc ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu.
Các lỗi khiến hồ sơ GACC bị trả về nhiều nhất thường xuất phát từ việc thiếu đồng nhất thông tin, sai dữ liệu kỹ thuật hoặc chuẩn bị hồ sơ chưa đầy đủ. Chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể khiến doanh nghiệp phải sửa đổi nhiều lần và kéo dài thời gian đăng ký. Do đó, doanh nghiệp cần rà soát kỹ hồ sơ, chuẩn hóa toàn bộ thông tin và chuẩn bị đầy đủ tài liệu trước khi nộp lên hệ thống CIFER. Đây là yếu tố quan trọng giúp quá trình đăng ký mã GACC diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.
Nếu doanh nghiệp bạn có vấn đề gì cần giải đáp, liên hệ SUTECH ngay hôm nay tại Hotline 086.129.838 hoặc 0868.221.838 để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời!
